Das Potenzial von Dokumentenmanagement-Systemen

Dokumentenmanagement-Systeme
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) unterstützt primär den Lebenszyklus von Dokumenten mit elektronischen Mitteln. Dabei geht es einerseits um die Integration der Dokumentenverwaltung in Anwendungsprozesse (Scanning/Image-Eingang von Papier-Dokumenten, Output-Archivierung wie z.B. Rechnungen, Ablage, Suche und Verwaltung von beliebigen Dateien etc.) und zweitens um die Langfristarchivierung, d.h. um Nachvollziehbarkeit im rechtlichen Sinne. Als elektronisches Dokument kann man jede digitale Einheit von Inhalt und deren Metadaten (beschreibende Attribute) für menschliche Lesbarkeit bezeichnen.

Interessant und gleichzeitig erstaunlich ist, dass heute immer noch viele Unternehmen kein Dokumentenmanagement-System im Einsatz haben, d.h. ein Dokumenten-Lebenszyklus wird nicht gepflegt und ist damit nur unvollständig und nicht konsistent vorhanden. Man kann das Thema DMS in verschiedenen Grössenordnungen angehen: Prozessanalyse, Prozessoptimierung, Einführung eines komplexen Dokumentenmanagement- und Archiv-Systems mit automatisierten Scanning-Eingang, Auslesen und interpretieren der Inhalte bis hin zur elektronischen Abwicklung sämtlicher damit verbundenen Prozesse (Übergang zu Workflow-Management) oder aber nur die Einführung eines DMS im Sinne von Dateimanagement, bei dem lediglich Zugriffskontrolle, Suche, Versionierung, Check-in/Check-out von Dateien u.ä. verwaltet werden. Der Nutzen wird entsprechend unterschiedlich ausfallen...

Wer sucht, der findet früher - oder später!
Gemäss einer Studie von Booz, Allen & Hamilton beanspruchen Ablage, Suchen und Verteilen von Dokumenten 10-15% der Managerzeit in einem Unternehmen. Eine Untersuchung bei Schweizer KMUs hat gezeigt, dass bei Büroarbeitsplätzen im Durchschnitt 2,8% der Arbeitszeit mit unnötigem Suchen von Dokumenten verschwendet wird, d.h. aufgrund eines fehlenden DMS (vermeidbare Suchzeiten). Die Rechnung ist leicht gemacht: bei 50 Büroarbeitsplätzen, Kosten von CHF 80.- pro Stunde und 1800 Stunden Jahresarbeitszeit ergibt das 201'000.- CHF Such-Kosten pro Jahr. Im Büro verbringen wir 23% unserer Zeit mit reinem Dokumentenhandling (Suchen, Ablegen, Kopieren etc.). In einigen Unternehmen werden bis zu 10% der Dokumente aufgrund fehlerhafter Ablage nicht gefunden -  mit unterschiedlich schwerwiegenden (und teuren...) Folgen.

Qualitativer Nutzen
Obwohl die Berechnungen des ROI zur Genehmigung einem DMS-Projektes fast immer auf harten Fakten beruhen, überwiegt erstaunlicherweise der qualitative Nutzen eine DMS.Häufig gestellte Fragen, welche mit einem sauber eingeführten DMS hinfällig sind, lauten in etwa:

Insbesondere ist zu beachten, dass auch einige E-Mails mehr und mehr verbindlichen Charakter annehmen und somit von Gesetzes wegen archiviert werden müssen.

Qualitäts-Management (z.B. ISO 9001)
Will ein Unternehmen eine Zertifizierung z.B. nach ISO 9001 erreichen, müssen einige Bedingungen erfüllt werden, welche identisch sind mit den Voraussetzungen für ein DMS-Projekt. Definition und Umsetzung von Dokumentenstrukturen, Autor, Version, Freigabe etc. sind typische DMS-Projektaktivitäten. Selten jedoch kommen Unternehmen auf die Idee, zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen und ein Projekt DMS & ISO 9001- mit wesentlich geringeren Projektkosten zu realisieren. Dies kommt daher, dass die meisten Umsetzungsverantwortlichen nur von einem der beiden Themen eine Ahnung haben.

Geht man noch einen Schritt weiter und betrachtet die aktuell gültige ISO-9001:2000 Norm (die wesentliche Neuerung gegenüber der früheren ISO-9000 Norm ist eine konsequente Prozessorientierung) und nimmt das an DMS angrenzende Gebiet Workflow-Management hinzu, kann ein ganzheitliches Projekt plötzlich ungeahnte Potenziale ans Tageslicht fördern.

Die Prozesse zuerst?
Wie bereits im obigen Absatz erwähnt, liegt der Ansatz nahe, im Zusammenhang mit der Überlegung zur Einführung eines DMS die Prozesse näher zu betrachten. Dies hat seine Vor- und Nachteile. Aus organisatorischer Sicht ist die Sache klar: Prozesse analysieren und verbessern (natürlich inklusive DMS-Einführung....). Wählt man diesen Weg, muss unbedingt sichergestellt sein, dass ein Entscheider Projektsponsor wird und das Vorhaben von möglichst weit oben unterstützt. Ansonsten ist ein sog. U-Boot-Projekt in gewissen Situationen ein gängiger Ansatz. Dabei wird das DMS eingeführt und die logische Folge sind Prozessänderungen, welche sich als zwingender Nebeneffekt mit der neuen Technologie einfach ergeben.

Grundsätzlich gilt es festzuhalten, dass eine Prozessoptimierung in Kombination mit der Einführung eines DMS meist um Faktoren mehr Nutzen stiftet, als die Einführung eines DMS mit bestehenden Strukturen und Prozessen. Ob dabei die Prozesse mit den neuen elektronischen Hilfsmitteln organisatorisch verbessert werden, oder ob ein Workflow-Management-System zum Einsatz gelangen soll, ist im einzelnen Fall im Bezug auf das Nutzenpotenzial zu analysieren.

Manchmal ist es so, dass alte Strukturen und Prozesse mit Begründungen zementiert werden, die sich auf ein nichtvorhandenes DMS stützen (Aussagen wie z.B. das geht aus technischen Gründen nicht...).

ROI - meist unter 2 Jahren
Aufgrund der Reife verschiedenster Systeme und den gesunkenen Systemkosten kann man feststellen, dass der ROI bei aktuellen DMS-Projekten in den allermeisten Fällen heute unter 2 Jahren liegt. In einem durch den Autor kürzlich begleiteten Projekt (Administrative Organisation mit ca. 150 Mitarbeitenden) wurde am Anfang des Projektes folgendes Ziel definiert: Die Einsparung pro Mitarbeiter (Suche, Ablage, Fehlervermeidung etc.) muss pro Tag min. 8 Minuten betragen - dann haben wir einen ROI von unter 2 Jahren erreicht. Diese Aussage zeigt, dass eine genaue (und messbare) Vorstellung über den zu erreichenden Nutzen eines solchen Projektes von grösster Bedeutung ist. Dass dies nur mit einer detaillierten Analyse der Ist-Zustandes möglich ist, versteht sich von selbst.

Sicherheit
Nicht zu vernachlässigen ist auch der Faktor Sicherheit. Mit der Einführung eines DMS geht auch ein Backup-Konzept einher, welches die Datensicherung aller unternehmensrelevanten Dokumente sicherstellt (insbesondere auch die lokalen Datentöpfe auf den PC-Festplatten und mobile Arbeitsplätze (Notebooks, PDAs). Schliesslich werden auch die Risiken betreffend Zugriff unbefugter Personen (via Internet, Disketten, USB-Sticks, externe Festplatten etc.) im Rahmen eines DMS-Projektes näher betrachtet. Überlegen Sie sich doch einmal, welche Dokumente unter keinen Umständen in die Hände ihrer Konkurrenz fallen dürfen, wo diese Dokumente sich heute befinden (inkl. aller Kopien) und welche Sicherheitsmassnahmen (technisch und organisatorisch) in Ihrem Unternehmen gelebt werden, damit diese nicht in falsche Hände fallen....